Sporządzenie sprawozdania dotyczącego stosowania substancji, mieszanin, czynników i procesów o działaniu rakotwórczym lub mutagennym wcale nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli będziesz przygotowywać je po raz pierwszy. Zapraszam więc do artykułu po garść praktycznych wskazówek!

P.S. Dla ułatwienia komunikacji będę nazywać substancje, mieszaniny, czynniki i procesy o działaniu rakotwórczym lub mutagennym “czynnikami rakotwórczymi i mutagennymi”.

Kogo dotyczy sprawozdanie

Sprawozdanie dotyczące czynników rakotwórczych i mutagennych musi opracować i terminowo złożyć każdy pracodawca, u którego stosuje się (lub wytwarza) substancje, mieszaniny, czynniki lub procesy o działaniu rakotwórczym lub mutagennym. Jeśli takie substancje, mieszaniny, czynniki lub procesy nie występują, nie trzeba sporządzać i składać sprawozdania.

Warto mieć na uwadze, że to, że stosowane dzisiaj substancje czy procesy nie są kwalifikowane jako rakotwórcze lub mutagenne, nie oznacza, że tak już będzie zawsze. W ostatnich latach przepisy często się zmieniały [1]. Obserwując tę tendencję, niewykluczone, że za jakiś czas znowu pojawią się nowe regulacje.

Termin

Termin składania sprawozdań upływa 15 stycznia za poprzedni rok. Jeżeli ta data wypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, sprawozdanie można przesłać najpóźniej kolejnego dnia roboczego. Taką sytuację mamy w 2023 roku. 15 stycznia to niedziela, więc ostateczny dzień złożenia sprawozdania przesuwa się więc na poniedziałek, 16 stycznia.

Komu należy złożyć sprawozdanie

Sprawozdanie należy przygotować w 3 egzemplarzach. Jeden zostaje w zakładzie, a pozostałe należy złożyć:

właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu oraz
właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Jeśli nie znasz adresów tych organów, wystarczy wpisać w Google np. “właściwy państwowy wojewódzki inspektor sanitarny” + nazwę województwa, np. śląskie.

Przesyłając sprawozdanie nie dołączasz do niego żadnych rejestrów, wyników pomiarów środowiska pracy, ani jakichkolwiek innych dokumentów. 

Szablon sprawozdania

Szablon sprawozdania nazywa się „Informacja o substancjach, preparatach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym” i ma określony przepisami wzór (załącznik nr 2 [1]). Oznacza to, że nie można go zmieniać. Usuwanie z niego elementów lub dodawanie własnych nie są poprawną praktyką.

Jak przekazać sprawozdanie

Jeden pracodawca = jedno sprawozdanie dotyczące czynników rakotwórczych i mutagennych. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zakłady pracodawcy zlokalizowane są w kilku województwach, wtedy: jedno województwo = jedno sprawozdanie.
Sprawozdanie należy przesłać pocztą za potwierdzeniem odbioru. Zwrotki należy dołączyć do zakładowego egzemplarza sprawozdania. W razie kontroli, zwrotki są dowodem, że dopełniono obowiązku w terminie. 
Wysyłając sprawozdanie liczy się data stempla pocztowego. Planując wysyłkę, trzeba wziąć pod uwagę, że w wielu zakładach poczty nie wysyła się każdego dnia. Musisz więc sprawdzić, jak to jest w Twoim zakładzie. Jeśli dzień wysyłki poczty nie pokrywa się z ustawowym terminem złożenia sprawozdania, musisz albo przekazać je wcześniej.
Sprawozdanie można też złożyć w inspektoratach osobiście. Przekazując dokument pamiętaj o uzyskaniu potwierdzenia odbioru na zakładowym egzemplarzu sprawozdania. To będzie dowód złożenia informacji w terminie.
Niektóre inspektoraty akceptują przesyłanie sprawozdania mailowo w wersji elektronicznej. Jeśli chcesz skorzystać z tej możliwości, najpierw skontaktuj się telefonicznie i zapytaj, czy Twój inspektorat dopuszcza taką opcję. Wysyłając maila sugeruję poprosić o informację zwrotną, że sprawozdanie wpłynęło. Będzie to dowód złożenia dokumentu w terminie.

Odstąpienie od składania sprawozdania

Jeśli zakład zaprzestał stosowania jakiejś substancji, mieszaniny, czynnika lub procesu o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, nie uwzględniasz go w sprawozdaniu. Jeśli był to jedyny element sprawozdania – w ogóle go nie składasz. Należy jednak pamiętać, że istotny jest tutaj termin zaprzestania stosowania czynnika.

Przykład:

Zakład zaprzestał stosowania czynnika rakotwórczego lub mutagennego 1 marca 2021. Oznacza to, że należy jeszcze złożyć sprawozdanie za rok 2021. Nie trzeba będzie składać sprawozdania za kolejne lata, czyli za 2022, 2023 itd.

Nie ma konieczności składania żadnych pism wyjaśniających. Dopiero w razie ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Państwowej Inspekcji Sanitarnej, jeśli ten temat zostanie poruszony, to wtedy należy zaprezentować dowody, że danego czynnika już nie ma.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania

Jeśli podczas kontroli PIP lub PIS zostanie stwierdzone, że sprawozdanie dotyczące czynników rakotwórczych i mutagennych nie zostało złożone lub zostało złożone nieterminowo, na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od 1000 do 30000 zł [2].

Nowe procesy

W lutym 2021 roku zmieniły się przepisy i do wykazu procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym dodano dwie nowe pozycje.

Prace związane z narażeniem przez skórę na działanie olejów mineralnych użytych wcześniej w silnikach spalinowych wewnętrznego spalania w celu smarowania i schładzania części ruchomych silnika

Zapis ten budzi sporo wątpliwości, a tak naprawdę chodzi tutaj o mineralne oleje odpadowe, które wcześniej były zastosowane tak, jak wskazano w przepisie.

Sytuacja ta nie dotyczy innych olejów niż mineralne, np. olejów syntetycznych. Nie ma również obowiązku uwzględniania tutaj olejów mineralnych, ale mających inne zastosowania, np. w układach hydraulicznych.

Prace związane z narażeniem na spaliny emitowane z silników Diesla

Dwie powszechne grupy zawodowe (choć oczywiście nie jedyne), które mogą być narażone na ten czynnik, to operatorzy wózków widłowych oraz kierowcy samochodów ciężarowych (oczywiście tylko tych wyposażonych w silniki Diesla).

Jak ugryźć sprawozdanie i zminimalizować stres?

Sprawozdanie dotyczące czynników rakotwórczych i mutagennych składałam w swojej pracy w służbie BHP wiele razy. Wiem, jak duża jest to odpowiedzialność. Zbiega się tutaj kilka aspektów:

Wyśrubowane wymagania prawne dla pracodawców. Wystarczy wspomnieć tutaj obowiązek objęcia badaniami profilaktycznymi pracowników pracujących w narażeniu na czynniki rakotwórcze i mutagenne nawet po zaprzestaniu pracy z nimi lub – na ich wniosek – nawet po rozwiązaniu stosunku pracy [3].
Ścisła kontrola tego zagadnienia ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Inspekcji Pracy.
Świadomość konsekwencji zdrowotnych dla pracowników pracujących w narażeniu na te czynniki.
Konieczność posiadania dużego zawodowego know-how, ponieważ przepisy zdecydowanie nie wystarczają, aby poprawnie zaopiekować się zagadnieniem rakotwórczości i mutagenności.

To wszystko powoduje, że sporządzenie sprawozdania staje się bardzo stresującym doświadczeniem.  Właśnie z tych względów warto podejść do sprawy poważnie. Aby zredukować stres i możliwość popełnienia błędów, poniżej podaję Ci kilka wskazówek, które wypracowałam.

Wskazówki praktyczne

1) Jeśli potrzebujesz zebrać dane dotyczące czynników rakotwórczych i mutagennych od innych osób (np. osób kierujących pracownikami, inspektora ochrony radiologicznej, kadrowej), poproś o nie z większym wyprzedzeniem. Niech zostaną Ci dostarczone np. do 5 stycznia.

2) Jak najwcześniej stwórz szkic sprawozdania na brudno. Pozwoli Ci to wyłapać ewentualne problemy i nieścisłości. Będziesz też mieć czas, aby je wyjaśnić. Jeśli zdecydujesz się zostawić sprawozdanie na ostatni moment, ryzyko popełnienia błędu jest o wiele wyższe.

3) Zarezerwuj czas na sporządzanie sprawozdania. Pomijając przypadki, kiedy masz jeden czynnik na jednym stanowisku, sprawozdanie najczęściej wymaga kilku, a nawet kilkunastu godzin pracy. Rozłóż je na kilka dni.

4) Jeśli w Twoim zakładzie występuje dużo czynników rakotwórczych i mutagennych, zacznij od części II sprawozdania i opracuj dane najpierw dla jednego stanowiska. Kiedy będzie gotowe, wypełnij informacje dla drugiego stanowiska, później dla trzeciego i tak dalej. Kiedy opracujesz wszystkie stanowiska, uzupełnij część I.

5) Nie zostawiaj pustych pól. Trzeba odpowiedzieć na każde pytanie i uzupełnić każdą rubrykę sprawozdania. 

6) Ponumeruj strony, zwłaszcza jeśli masz w zakładzie wiele różnych substancji, mieszanin, czynników i procesów, przez co Twoje sprawozdanie liczy kilkadziesiąt (albo nawet kilkaset!) stron.

7) Jeśli po wysłaniu sprawozdania zorientujesz się, że popełniłeś lub popełniłaś w nim błąd, złóż korektę.